¿Qué es un software para gestión de tesorería?
Un software para gestión de tesorería es una herramienta tecnológica diseñada para automatizar, organizar y mejorar las operaciones y actividades relacionadas con la tesorería dentro de una organización. La tesorería se refiere a la administración de la liquidez y los recursos financieros, y este tipo de software para gestión de tesoriria ayuda en la administración eficiente de tales activos.
Principales tareas de la tesorería
A continuación te presentamos las principales tareas de gestión de tesoreria que se realizan en la mayoria de los negocios.
| Categoría | Tareas de Tesorería |
|---|---|
| Gestión de Liquidez | – Monitoreo de saldos y transacciones bancarias. – Proyecciones de flujo de caja. – Gestión de inversiones a corto plazo. |
| Procesamiento de Pagos | – Automatización de pagos y cobros. – Conciliación bancaria. – Integración con diversos métodos de pago. |
| Gestión de Riesgos Financieros | – Identificación y evaluación de riesgos. – Gestión de derivados y coberturas. – Monitoreo de fluctuaciones en tasas de cambio. |
| Relaciones con Bancos | – Integración con entidades financieras. – Negociación y gestión de contratos bancarios. – Evaluación de costos y servicios bancarios. |
| Generación de Informes | – Creación de informes financieros. – Herramientas de análisis y visualización. – Reportes personalizables. |
| Cumplimiento y Seguridad | – Cumplimiento con regulaciones. – Implementación de medidas de seguridad. – Control de acceso y encriptación. |
| Integración y Automatización | – Integración con otros sistemas empresariales. – Automatización de tareas rutinarias. – Mejora de procesos financieros. |
| Gestión de Documentos | – Almacenamiento y seguimiento de contratos. – Gestión de acuerdos y otros documentos financieros. |
Esta tabla es orientativa y representa en general de las tareas de tesorería y puede variar según la naturaleza y tamaño de la organización, la industria, las regulaciones locales y otros factores. La tesorería es un aspecto vital de la gestión financiera, y estas tareas ayudan a garantizar la eficiencia y seguridad en la gestión de los recursos financieros de la empresa.
¿Qué reportes debe generar un software para gestión de tesorería?
Un software de tesorería tiene el objetivo de ayudar a las empresas a administrar y monitorear sus flujos de efectivo, inversiones, financiamientos y otras actividades relacionadas con la tesorería. Dado que la tesorería es fundamental para mantener la liquidez y financiar las operaciones de una empresa, es esencial que el software para gestión de tesorería nos proporcione informes precisos y detallados, ya que de ellos dependen nuestras decisiones del negocio.
Algunos de los reportes más importantes que debería emitir un software para gestión de tesorería son los siguientes:
- Reporte de posición de efectivo diario: Muestra los saldos de efectivo al inicio y al final del día, teniendo en cuenta todos los ingresos y egresos.
- Reporte de flujo de efectivo: Proporciona un desglose detallado de los ingresos y egresos en un período determinado, ayudando a prever las necesidades de liquidez.
- Reporte de pronóstico de efectivo: Basado en proyecciones y supuestos, este reporte anticipa los flujos de efectivo futuros y puede ser a corto, mediano o largo plazo.
- Reporte de conciliación bancaria: Compara los registros contables de la empresa con los extractos bancarios para identificar cualquier discrepancia.
- Reporte de inversiones: Detalla el desempeño de las inversiones de la empresa, incluyendo intereses ganados, vencimientos y tasas de retorno.
- Reporte de financiamientos: Desglosa los préstamos y otras formas de financiamiento, mostrando detalles como tasas de interés, fechas de vencimiento y montos pendientes de pago.
- Reporte de exposición a riesgos financieros: Analiza y presenta la exposición de la empresa a diversos riesgos, como el riesgo cambiario, el riesgo de tasa de interés, entre otros.
- Reporte de operaciones de derivados: Si la empresa utiliza instrumentos derivados para gestionar sus riesgos o para fines de inversión, este reporte proporcionará detalles sobre esas operaciones.
- Reporte de KPIs (Indicadores Clave de Desempeño): Puede incluir métricas como días de ventas pendientes de cobro, días de cuentas por pagar, ratios de liquidez, entre otros como veremos más adelante.
- Reporte de cumplimiento: En empresas que deben adherirse a ciertas regulaciones o acuerdos (por ejemplo, covenants de préstamos), este reporte indica si la empresa está cumpliendo con esas obligaciones.
- Reporte de operaciones de cambio: Si la empresa opera en múltiples monedas, este informe proporcionará detalles sobre las transacciones de cambio y la exposición al riesgo cambiario.
Al seleccionar o desarrollar un software para gestión de tesorería, es fundamental que proporcione estos informes de manera clara y fácil de entender, y que permita la personalización según las necesidades específicas de la empresa ya que las mismas varían según multiplicidad de factores como el tipo de industria, etc.
¿Cuales son los principales KPI (Indicadores Clave de Desempeño) que debe tener un software para gestión de tesorería?
Un software para gestión de tesorería debe ser capaz de rastrear, analizar y presentar varios Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) para ayudar a la organización a monitorear y mejorar la eficiencia y eficacia de sus operaciones de tesorería. Recuerden la frase «Lo que no se mide no se puede gestionar». Estos KPIs ofrecen información crucial sobre la salud financiera y la gestión de liquidez de una empresa.
Algunos de los KPIs más relevantes que debería contener un software para gestión de tesorería son los siguientes:
- Saldo de efectivo diario: Representa el efectivo disponible en una fecha específica.
- Días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés «Days Sales Outstanding»): Mide el tiempo promedio que se tarda en cobrar las cuentas por cobrar después de una venta.
- Días de cuentas por pagar (DPO, «Days Payable Outstanding»): Indica cuántos días, en promedio, tarda una empresa en pagar sus cuentas por pagar.
- Ciclo de conversión de efectivo: Es la suma de DSO y días de inventario pendientes de venta, menos DPO. Refleja la eficiencia con la que una empresa gestiona sus activos y pasivos operativos.
- Ratios de liquidez (por ejemplo, ratio corriente y ratio rápido): Miden la capacidad de una empresa para cubrir sus obligaciones a corto plazo con activos líquidos.
- Variación de flujo de efectivo proyectado vs. real: Identifica discrepancias entre las proyecciones de efectivo y los montos reales, lo que puede indicar problemas o áreas de mejora en las previsiones.
- Rendimiento de inversiones a corto plazo: Muestra el retorno de las inversiones temporales o equivalentes de efectivo.
- Costo de financiamiento: Representa el costo total asociado con la obtención de financiamiento externo.
- Tasa de interés promedio pagada: Ofrece una visión del costo promedio de la deuda de la empresa.
- Exposición neta en moneda extranjera: Mide el riesgo asociado con las fluctuaciones en los tipos de cambio.
- Utilización de líneas de crédito: Muestra cuánto de la línea de crédito disponible se está utilizando actualmente.
- Violaciones de covenants o acuerdos financieros: Registra la cantidad de veces que la empresa ha incumplido con cláusulas o condiciones específicas establecidas por prestamistas o inversores.
- Eficiencia en procesos de tesorería: Podría medirse a través de KPIs como «tiempo medio de conciliación bancaria» o «porcentaje de transacciones procesadas automáticamente vs. manualmente».
- Rentabilidad de las reservas de efectivo: Mide el retorno obtenido de mantener efectivo en reservas versus invertirlo.
- Duración promedio de la deuda: Indica el tiempo promedio hasta el vencimiento de todas las deudas.
- Tasa de incumplimiento: Porcentaje de pagos o cobros no realizados en el tiempo estipulado.
- Porcentaje de inversiones líquidas: Proporción de las inversiones que pueden ser convertidas rápidamente en efectivo respecto al total de inversiones.
- Eficiencia en el proceso de cobro: Puede medirse en términos de «tiempo promedio para registrar cobros» o «costo por transacción de cobro».
- Número de transacciones de tesorería por empleado: Ofrece una medida de productividad y eficiencia.
- Porcentaje de transacciones rechazadas: Indica la cantidad de transacciones que no se procesan correctamente en un primer intento, lo que puede señalar problemas en los procedimientos.
- Tasa de retorno sobre capital de trabajo: Mide la rentabilidad basada en el capital de trabajo disponible.
- Riesgo de contraparte: Evalúa el riesgo asociado con las otras partes en transacciones financieras, especialmente relevante para operaciones de derivados o inversiones.
- Porcentaje de activos líquidos respecto al total de activos: Indica qué porción de los activos totales está en forma líquida y, por lo tanto, es más fácilmente accesible.
- Sensibilidad del flujo de efectivo a las tasas de interés: Evalúa cómo las fluctuaciones en las tasas de interés podrían afectar los flujos de efectivo proyectados.
- Porcentaje de concentración de cuentas bancarias: Muestra la dependencia en un número limitado de cuentas o bancos, lo cual puede ser un indicador de riesgo.
- Tasa de retorno de las inversiones a largo plazo: Si la empresa mantiene inversiones a largo plazo, este KPI indica la rentabilidad de esas inversiones.
Estos son solo algunos ejemplos de KPIs para gestión de tesorería. Es esencial adaptar y personalizar estos indicadores según las características y necesidades específicas de cada empresa para obtener una visión más clara y precisa del desempeño en el área de tesorería.
Estos KPIs deben ser monitoreados regularmente para garantizar que la empresa esté gestionando su efectivo y otros recursos financieros de manera efectiva. Además, la selección y priorización de los KPIs puede variar según la naturaleza del negocio, la industria y los objetivos específicos de la empresa.
¿Qué funcionalidades debe tener un software para gestión de tesorería?
Como ya hemos visto, el software para gestión de tesorería es esencial para manejar las complejas necesidades financieras de una organización. Estas son algunas de las funcionalidades clave que generalmente se esperan en un software de este tipo:
Gestión de Liquidez
- Proyecciones de flujo de caja.
- Monitoreo de saldos y transacciones en cuentas bancarias.
- Gestión de inversiones a corto plazo.
Procesamiento de Pagos
- Automatización de pagos y cobros.
- Integración con diversos métodos de pago.
- Conciliación bancaria automática.
Gestión de Riesgos Financieros
- Identificación y evaluación de riesgos como las fluctuaciones en tasas de cambio.
- Herramientas para la gestión de derivados y coberturas.
Gestión de Relaciones con Bancos
- Integración con múltiples bancos y entidades financieras.
- Negociación y gestión de contratos bancarios.
Generación de Informes y Análisis
- Creación de informes financieros personalizables.
- Herramientas de análisis y visualización de datos.
Cumplimiento y Seguridad
- Cumplimiento con regulaciones locales e internacionales.
- Funciones de seguridad como control de acceso y encriptación.
Integración con Otros Sistemas
- Integración con sistemas ERP, CRM, y otros sistemas de gestión empresarial.
- Importación y exportación de datos entre diferentes plataformas.
Gestión de Documentos y Contratos
- Almacenamiento y seguimiento de contratos, acuerdos y otros documentos financieros.
Automatización y Eficiencia
- Automatización de tareas rutinarias como conciliaciones, transferencias, etc.
- Herramientas para la mejora continua de procesos financieros.
Soporte Multimoneda y Multilingüe
- Soporte para operaciones en diferentes monedas y lenguajes, si se opera internacionalmente.
Acceso Móvil y Remoto
- Acceso seguro a través de dispositivos móviles o ubicaciones remotas para mayor flexibilidad.
Personalización y Escalabilidad
- Posibilidad de personalizar funciones según las necesidades específicas de la empresa.
- Capacidad para crecer y adaptarse a las cambiantes necesidades del negocio.
Soporte y Capacitación
- Soporte técnico continuo y opciones de capacitación para el personal.
La elección de un software para gestión de tesorería debe basarse en las necesidades específicas de la organización, la industria en la que opera, el tamaño de la empresa y otros factores relevantes. La inclusión de estas funcionalidades asegurará que el software sea una herramienta integral y eficaz para la gestión de la tesorería.
¿Cómo se realiza el ingreso de datos en un software para gestión de tesorería?
El ingreso de datos en un software para gestión de tesorería es un proceso fundamental para garantizar que las operaciones financieras se registren y analicen adecuadamente. Veremos que muchos de estos procesos pueden ser automatizados, lo que ahorra una gran cantidad de tiempo de la gestión diaria.
Aunque los detalles específicos pueden variar según el software en cuestión, el proceso generalmente sigue una serie de pasos básicos y se apoya en diferentes métodos para la entrada de datos. A continuación veremos un proceso genérico:
Interfaz de Usuario
- La mayoría de los software para gestión de tesorería ofrecen una interfaz gráfica de usuario (GUI) que permite a los usuarios ingresar datos manualmente a través de formularios, plantillas o pantallas específicas para cada tipo de transacción.
Importación de Datos
- Integración con otros sistemas: Muchos software para gestion de tesorería se integran con otros sistemas empresariales, como ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) o sistemas contables, para importar datos automáticamente.
- Carga masiva: Algunos sistemas de software para la gestión de tesoreria permiten la carga masiva de datos a través de archivos, como CSV, Excel o formatos específicos.
- Conexión bancaria: Algunas soluciones ofrecen conexiones directas con bancos para descargar automáticamente extractos bancarios y transacciones, facilitando la conciliación.
Validación de Datos
- Antes de que los datos se guarden en el sistema, generalmente hay un proceso de validación para asegurar que la información sea correcta y coherente. Esto puede incluir verificaciones de formato, lógica, duplicados y más. Esto es fundamental en un software para gestión de tesorería a fin de prevenir errores.
Automatización de Entradas
- Para transacciones recurrentes o rutinarias, el software para gestión de tesorería puede permitir la configuración de entradas automáticas. Por ejemplo, gastos mensuales fijos, amortizaciones, o intereses.
Datos Históricos
- Al implementar un nuevo sistema, a menudo es necesario introducir datos históricos. Esto puede hacerse manualmente, pero es más común importarlos desde otro sistema o archivo.
Ingreso de Datos de Pronóstico
- La función de pronóstico es esencial en la gestión de tesorería. Los usuarios pueden ingresar proyecciones de flujos de efectivo basadas en datos históricos, tendencias, presupuestos, entre otros. Los pronósticos implementados con machine learning suponen un gran diferencial en el software para gestión de tesoreria.
Registro de Transacciones Especiales
- Estas pueden incluir operaciones de derivados, inversiones a largo plazo, o cualquier otra transacción que no sea de rutina y requiera un tratamiento especial.
Personalización y Configuración
- Dependiendo del tipo de software para gestión de tesorería implementado, los usuarios pueden tener la capacidad de personalizar campos, crear categorías específicas de transacciones o configurar reglas específicas para el ingreso de datos.
Revisión y Aprobación
- En muchos sistemas, especialmente en organizaciones más grandes, las transacciones pueden requerir revisión y aprobación antes de ser finalizadas. Esto puede ser parte de un proceso de flujo de trabajo incorporado en el software para gestión de tesorería.
Actualizaciones y Modificaciones
- Una vez que los datos se han ingresado, debe haber una forma de actualizarlos o modificarlos si es necesario. Las modificaciones deben ser rastreables para garantizar la integridad y transparencia de los datos.
Seguridad y Control de Acceso
- Dada la naturaleza sensible de los datos de tesorería, el software para gestión de tesorería, debe tener controles robustos sobre quién puede ingresar, modificar o ver la información. Esto a menudo implica la configuración de roles y permisos específicos para los usuarios.
El proceso de ingreso de datos es esencial para la eficacia de cualquier software para gestión de tesorería. Es crucial garantizar la precisión y la integridad de los datos para que el software pueda proporcionar análisis y reportes confiables.
Casos de éxito de Software para gestión de tesorería
Entre nuestros desarrollos e implementaciones de software para gestión de tesorería realizados por nuestra software factory podemos destacar el caso del software para gestión de tesorería desarrollado para la compañía de seguros La Meridional, que consistió en el desarrollo a medida de la solución a medida de las necesidades de la empresa.
El software para gestión de tesorería proporcionó un cuadro de mando y reportes, facilitando la visualización de la información financiera y permitiendo al Comité de Inversiones optimizar la asignación de los excedentes de caja, entre otros.
¿Cómo elegir el software para gestión de tesorería?
La elección de un software para gestión de tesorería es una decisión importante para cualquier negocio o entidad financiera, ya que este tipo de software juega un papel crucial en la administración de fondos, el seguimiento de transacciones y la planificación financiera. A continuación, te presento algunos pasos que puedes seguir para elegir el software adecuado:
Evaluar tus Necesidades y Requisitos
- Identifica tus necesidades actuales y futuras.
- Considera el tamaño de tu empresa, la complejidad de las operaciones, la moneda, el volumen de transacciones, etc.
Investigar las Opciones Disponibles
- Investiga y compara diferentes proveedores.
- Pide recomendaciones a colegas o profesionales en tu campo.
- Lee opiniones en línea y estudia las calificaciones.
Solicitar Demostraciones y Pruebas
- Solicita una demostración o versión de prueba.
- Asegúrate de que el software sea fácil de usar y cumpla con tus requisitos.
Verificar la Integración con Sistemas Existentes
- Comprueba si se puede integrar con otros sistemas, como ERP, CRM, etc.
- La integración sin problemas puede mejorar la eficiencia y reducir los errores.
Considerar la Seguridad y Cumplimiento
- Verifica las medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad y la integridad de los datos.
- Asegúrate de que cumple con las regulaciones locales e internacionales.
Analizar el Soporte y Servicio al Cliente
- Investiga el tipo de soporte y entrenamiento que ofrecen.
- Considera la accesibilidad y disponibilidad del equipo de soporte.
Considerar el Costo
- Analiza el costo total, incluyendo la compra, la implementación, el mantenimiento, etc.
- Asegúrate de entender la estructura de precios (por ejemplo, tarifas de suscripción, costos únicos).
Revisar la Escalabilidad y Flexibilidad
- Asegúrate de que el software pueda crecer y adaptarse a tus necesidades cambiantes.
Consultar Referencias
- Habla con otros usuarios y pide referencias para obtener comentarios reales sobre el rendimiento y la confiabilidad.
Hacer un Plan de Implementación:
- Considera cómo y cuándo se implementará el software.
- Piensa en el entrenamiento necesario y cómo se realizará la transición.
Documentar Todo
- Mantén registros de todos los requisitos, evaluaciones, decisiones y contratos.
Revisar Regularmente:
- Una vez implementado, realiza revisiones regulares para asegurarte de que continúa cumpliendo con tus necesidades.
Elegir el software correcto para la gestión de tesorería es una tarea compleja que requiere una cuidadosa consideración y planificación. Debemos comprender que este tipo de software nos acompañará a lo largo del tiempo y la elección correcta impacta en el traajo de las personas, la escalibilidad, la velocidad para producir reportes, la oportunidad para tomar deciciones correctas, lo cual contribuirá al éxito y eficiencia de tus operaciones financieras.
¿Cómo se clasifica el software para gestión de tesorería?
El mercado del software para gestión de tesorería está segmentado en varias categorías, reflejando las diversas necesidades y características de diferentes tipos de clientes y usos. A continuación, te presento algunas de las principales formas en que se segmenta este mercado:
Por Tamaño de la Empresa
- Pequeñas Empresas: Softwares más sencillos, con funcionalidades básicas y a menudo con costos más bajos.
- Medianas Empresas: Soluciones con capacidades más avanzadas, equilibrando costo y funcionalidad.
- Grandes Empresas: Softwares complejos y robustos, que ofrecen una amplia gama de características y se integran con otros sistemas empresariales.
Por Tipo de Industria
- Bancos y Finanzas: Soluciones especializadas para la gestión de inversiones, cumplimiento de regulaciones, etc.
- Salud: Softwares adaptados para gestionar la tesorería en hospitales y otras instituciones médicas.
- Retail: Herramientas diseñadas para manejar las necesidades específicas de comerciantes y minoristas.
- Manufactura, Tecnología, Gobierno, etc.: Cada industria puede tener requisitos únicos que requieran soluciones especializadas.
Por Tipo de Despliegue
- En la Nube: Soluciones basadas en la nube, flexibles y generalmente con costos de inicio más bajos.
- On-Premise: Software instalado localmente en los servidores de la empresa, ofreciendo más control pero a menudo con mayores costos iniciales.
Por Región o Geografía
- Diferentes regiones pueden tener regulaciones, monedas y prácticas comerciales únicas que requieren soluciones especializadas.
Por Funcionalidad:
- Gestión de Liquidez: Herramientas centradas en la administración de efectivo y liquidez.
- Gestión de Riesgos: Soluciones para identificar, evaluar y mitigar riesgos financieros.
- Procesamiento de Pagos: Softwares especializados en facilitar transacciones y pagos.
- Análisis y Reporting: Herramientas orientadas a la generación de informes y análisis de datos.
Por Modelo de Precio
- Modelo de Suscripción: Pagos recurrentes, generalmente mensuales o anuales.
- Modelo de Licencia Única: Pago único por la licencia del software.
Por Canal de Venta
- Directo: Venta directa del fabricante al cliente.
- A través de Socios o Distribuidores: Venta a través de una red de distribuidores o revendedores autorizados.
En resumen, la segmentación del mercado de software de tesorería refleja una variedad de factores que incluyen el tamaño de la empresa, la industria, el tipo de despliegue, la región, la funcionalidad, el modelo de precio y el canal de venta. Esto permite a los proveedores diseñar y comercializar soluciones que se ajusten a las necesidades específicas de diferentes grupos de clientes.
Conclusión sobre como elegir el software para gestión de tesorería
En resumen, un software para gestión de tesorería es una solución integral que ayuda a las organizaciones en la planificación, ejecución, monitoreo y análisis de diversas tareas financieras. Facilita una visión clara de la posición financiera, mejora la toma de decisiones y aumenta la eficiencia y precisión en las operaciones de tesorería. Es una herramienta vital tanto para pequeñas empresas que necesitan gestionar su flujo de caja como para grandes corporaciones con operaciones financieras complejas.
En Tecnologia BI somos especialistas en el desarrollo de software para gestión de tesorería para empresas. No solo desarrollamos un software que permite acompañar el desarrollo del negocio, sino que nuestra experiecia en Business Intelligence y Machine Learning nos permite darle mayor poder al sistema para obtener mejores datos, predicciones, etc. que son fundamentales para tomar buenas decisiones, haciendo de esto un diferencial que nos destaca en el mercado.